L’introduction d’un DMS moderne ou bien d’un système ECM n'est pas un défi purement technique. Au contraire il s’agit de prendre en considération les intérêts organisationnels individuels de votre entreprise. Nous vous soutenons ainsi dans les phases d’analyse, de conseil personnalisé, de développement, de formation et de support.
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Les éléments constitutifs pour une solution efficace et économique DMS/ECM sont tous « Made in Germany ».
Nous nous basons sur le logiciel ELO = Electronis Leitz Ordner les interfaces proviennent de DOKinform®
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Les défis rencontrés lors de la mise en place d’un système ECM sont assez similaires dans de nombreuses entreprises.
Les processus les plus courants sont dans le domaine d’audit ou de la gestion des contrats.
C’est pourquoi nous pouvons vous proposer des solutions préconfigurées pour différents processus.
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Les références parlent un langage clair, librement des déclarations colorées par le marketing.
Lisez les rapports d'utilisateur et profitez des expériences de nos clients de différents secteurs afin de mettre en œvre de maniére optimale votre propre projet.
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Enterprise / Performances
Enterprise
Profil
ECM solutions digitale est une jeune entreprise innovatrice en Suisse romande.
Nous ne sommes pas seulement une société de conseils et de services. Nous nous focalisons à 100% sur le système de gestion des documents ( Document Management System - DMS / Enterprise Content Management System (ECM).
Ceci garantit à nos clients une consultation professionnelle, sur le plan organisationnel, technique mais également dans le domaine juridique.
Notre objectif est de bien vous conseiller et vous soutenir à long terme.
Partenaire
Notre partenaire stratégique le plus important est ELO Digital Office GmbH à Stuttgart et sa filiale en Suisse.
ELO développe et conçoit un logiciel efficace pour la gestion de documents électroniques, l'archivage numérique et la gestion de workflow et couvre ainsi l’ensemble du processus de la gestion documentaire.
L’entreprise a une vocation internationale, outre son siège principal à Stuttgart, elle possède des filiales mondiales, entre autres en Europe, Amérique du Sud, Asie, et Australie.
Comme partie d’un groupe international de l’entreprise ECM, nous pouvons vous offrir des prestations complémentaires avec nos partenaires en Allemagne, Roumanie et Moldavie.
Depuis 2019, nous entretenons un partenariat étroit avec ABACUS SA, l'un des principaux fournisseurs suisses de logiciels. Le premier résultat de cette coopération est une connexion moderne ABACUS-ELO basée sur le connecteur DMS.
Nous entretenons également des relations solides avec des entreprises technologiques et leaders du marché (comme Microsoft, SAP, IBM) et des consultants spécialisés.
Consultation, analyse, conception
L’introduction de DMS (Dokumenten Management Systems) ou ECM (Entreprise Content Management Systems) place votre entreprise devant de nombreux et nouveaux défis.
Afin de faire de votre projet un succès et un véritable avantage pour votre entreprise, les aspects organisationnels doivent être pris en compte en plus des problèmes techniques. Il est important d'adapter le nouveau système à vos processus.
Dans le cadre d’ateliers, nous analysons avec vous la situation actuelle ainsi que les besoins concrets de votre utilisateurs. Les solutions proposées vous sont personnelles et sont élaborées à base d’un concept écrit détaillé. Sur demande nous pouvons également vous fournir un cahier des charges.
Software update et maintenance
Pour que le système soit stable et rentable pendant de nombreuses années, une maintenance et des mises à jour appropriées du logiciel sont nécessaires.
Dans le cadre de la mise à jour des logiciels et le contrat de maintenance, nous vous proposons un service de mise à jour (des patchs, Bugfixing, le packet de service, etc.) ainsi qu’un service Hotline pour la réception et la transmission des messages d’erreurs vers l’éditeur du logiciel si nécessaire.
D'autres services (installation de mises à jour, cours de formation, etc.) sont offerts dans un contrat complémentaire.
La mise en œuvre du projet
Sur la base du concept approuvé conjointement, nous implémentons le système DMS / ECM dans votre entreprise à partir des produits ELO et DOKinform®.
Dans le cadre du projet, nous installons des serveurs et des applications clients et adaptons le système de base à vos besoins. Nous intégrons les systèmes existants (ERP, CRM, PPS, l'E-Mail, etc.) via des interfaces standardisées.
Si nécessaire, nous développons de nouvelles interfaces pour l’intégration d’applications spécialisées qui vous sont propres.
Formation / Support
Les utilisateurs sont formés directement sur le système adapté avec des documents et processus de votre quotidien. C'est ainsi que vous obtenez une formation optimale et bénéficiez immédiatement de votre nouveau système DMS / ECM. Pour les administrateurs, nous offrons des formations supplémentaires individuelles, afin que l'opérationnel et le support premier niveau puissent être pris en charge par votre équipe.
Après la mise en production de votre ECM, nous continuerons à vous soutenir. Notre Hotline est accessible directement pour vous mettre en relation avec un consultant expérimenté ou un développeur.
Sur demande nous pouvons mettre en place des SLAs spéciaux (temps de réaction ou de rétablissement).
Produits
Les solutions préconfigurées qui ont fait leurs preuves dans la pratique à maintes reprises vous permettent de démarrer et d'étendre votre solution de GED plus facilement avec le produit ELO de votre choix.
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Solutions
Code à barres / code QR
Pour la documentation des processus internes (par exemple, en production), la déclaration des statuts individuels, la preuve d'une livraison ou d'une livraison de marchandises, de nombreux reçus papier sont toujours créés, complétés ou signés.
Les codes à barres et les codes QR jouent un rôle clé pour gagner du temps dans de nombreux processus d'entreprises modernes.
La qualité et la rapidité du traitement contribuent de manière significative au succès d'une entreprise.
Dossier électronique RH
Le dossier RH numérique (ou dossier électronique personnel) est un logiciel de gestion de documents électroniques à partir du fichier du personnel.
Le logiciel est également adapté à la gestion électronique de documents plus général, Il propose par exemple des modèles de formulaire, de correspondance ... De plus les processus de départ de collaborateur peuvent être simplifiés, les compétences gérées, les évaluations et les rapports générés.
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ELO Business Solutions
Les exigences envers une solution d'Enterprise Content Management varient d'une société à une autre. Nos solutions s'adaptent à tous types d'exigences. Qu'il s'agisse d'une problématique de dématérialisation de factures fournisseurs, d'intégration avec un ERP, de suivi des contrats, de gestion des dossiers RH, ... vous trouverez forcément une solution qui y répond avec ELO. Ainsi, votre entreprise profitera d'une solution " prête à l'emploi " parfaitement adaptée à vos besoins.
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L‘intégration ERP-ECM
Dans de nombreuses entreprises, le système ERP est le programme central de contrôle de l'ensemble du processus opérationnel.
Le système DMS (ELO) s’intègre facilement à différents ERP.
Il s’interface également aisément avec d'autres systèmes (CRM, Ticket, PPS, E-Mail, ...).
Si tous les systèmes peuvent être entièrement intégrés, l'avantage est maximum.
La gestion des contrats
La gestion des contrats est considérée comme la base de l'activité commerciale d'une entreprise et revêt une grande importance dans toutes les entreprises.
Basé sur ELO, nous vous proposons deux solutions différentes pour la gestion de vos contrats, bénéficiant à la fois des fonctions standard étendues des produits ELO et de leur fonctionnement simple.
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ELO WEBconnect pour ABACUS
WEBconnect offre une interface transparente et facile à utiliser pour connecter tous les produits ABACUS avec ELO Professional / ELO Enterprise. En plus des installations locales (sur place), toutes les combinations de cloud public/privé jusqu'aux infrastructures hybrides sont également prises en charge.
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ELO pour communes
La "Business Solution ELO Public Sector" est le fichier électronique d'ELO. Il est spécialement conçu pour les besoins des administrations et des autorités. Avec le dossier électronique pour l'administration publique et le traitement automatisé des transactions, vous augmentez l'efficacité de vos actions administratives et répondez simultanément aux exigences légales.
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Archivage et consultation intelligents
La qualité et la facilité d'utilisation sont des facteurs clés pour une bonne acceptation d'une archive électronique et d'une solution DMS / ECM par les utilisateurs. Les modules DOKinform® vous accompagnent activement dans le stockage et vous offrent des possibilités d'accès très simples, et même directement à partir de vos principaux systèmes (ERP, e-mail, webbrowser,...).
Références
Infront Financial Technology GmbH
Depuis plus de 15 ans, ELO sert d'archive de preuves lors des audits pour tous les systèmes SAP
Coop Mineraloel AG
Gestion des contrats dans l'ensemble du groupe, pilotage du centre d'appels client et intégration avec SAP CRM
Romande Energie SA
Intégration avec SAP pour les factures, les bons de livraison et les équipements
Cimo Industrial Company Monthey SA
BIG KAISER GmbH
Gestion des contrats intégrée à SAP
AGATHON AG